Phần mềm quản lý tài liệu

Việc lưu trữ và quản lý tài liệu là một việc rất quan trọng với bất kì cơ quan tổ chức nào. Việc quản lý tài liệu làm theo phương thức thủ công tốn rất nhiều thời gian, chi phí in ấn, kho lưu trữ dẫn đến việc thất lạc giấy tờ. Chính vì vậy, hiện nay nhiều đơn vị cơ quan, tổ chức đã tận dụng những ứng dụng CNTT trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hướng đến một văn phòng hiện đại. Điều này giúp việc tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ tài liệu cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Four Zero (4.0) giới thiệu đến các đơn vị phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp với nhiều tiện ích ưu việt trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu chuyên nghiệp.

Phần mềm quản lý tài liệu với nhiều chức năng ưu việt.
Phần mềm quản lý tài liệu với nhiều chức năng ưu việt.

 

I. Chúng ta đã lưu trữ tài liệu theo những phương pháp nào?

Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi… sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau đó việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.

Những năm qua, công tác quản lý công văn, tài liệu tại các đơn vị theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế. Qua thời gian tài liệu dễ bị  hỏng, việc tra cứu tài liệu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả công việc. Chính vì thế, nhu cầu số hóa tài liệu là giải pháp hữu hiệu trong việc phát triển của các đơn vị, doanh nghiệp.

Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống tốn không gian lưu trữ.
Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống tốn không gian lưu trữ.

 

Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã tiến hành áp dụng các phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu trong công tác lưu trữ và quản lý tài liệu.

II. Giới thiệu phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp từ Four Zero (4.0)

 

Phần mềm quản lý tài liệu giúp lưu trữ tài liệu một cách nhanh chóng và bảo mật
Phần mềm quản lý tài liệu giúp lưu trữ tài liệu một cách nhanh chóng và bảo mật

 Phần mềm quản lý tài liệu từ Four Zero (4.0) giúp tìm kiếm tra cứu tài liệu nhanh chóng: các văn bản được số hóa  vào máy tính qua hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu  giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời văn bản khi có yêu cầu. Cho phép người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Các hồ sơ được phần mềm tổ chức sắp xếp quản lý theo từng năm cụ thể. Vì vậy chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm một bộ hồ sơ sự kiện nào đó theo năm và theo trạng thái của hồ sơ như: hồ sơ sự kiện đang được theo dõi tại thời điểm hiện nay, hoặc hồ sơ sự kiện đã đóng lại trong quá khứ.

Sắp xếp hồ sơ theo sự kiện: Các sự kiện có thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Chức năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng. Chúng ta dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ của sự kiện nào đó để theo dõi hoặc tiếp tục cập nhận các nội dung, vấn đề mới của sự kiện.

Lưu trữ  bảo mật và an toàn : Có thể nói, phần mềm quản lý tài liệu xây dựng tính năng quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học, chặt chẽ.Toàn bộ tài nguyên về hồ sơ, dữ liệu của đơn vị sẽ được điện tử hóa để lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài.

Thiết kế phần mềm với công nghệ hiện đại: phần mềm quản lý văn bản được triển khai dựa trên công nghệ tiên tiến của Microsoft như: ASP.NET, Microsoft SQL server, IIS, javascript, HTML,… giúp phần mềm hoạt động ổn định, tốc độ nhanh.

Phần mềm quản lý tài liệu mang đến phong cách lưu trữ bảo mật hiện đại. 
Phần mềm quản lý tài liệu mang đến phong cách lưu trữ bảo mật hiện đại.

III. Chức năng phần mềm quản lý tài liệu

Phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hướng đến một văn phòng hiện đại.
Phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hướng đến một văn phòng hiện đại.

 

Four Zero (4.0) mang đến phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ với các tính năng nổi trội của một phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Dưới đây là các tính năng được đề xuất. Các đơn vị có thể yêu cầu các tính năng bổ sung để cho phù hợp với nhu cầu của từng đơn vị.

1. Nhập và lưu trữ dữ liệu

Phần mềm quản lý tài liệu cho phép người dùng có thể nhập và lưu trữ tài liệu dữ liệu như: hợp đồng đơn thư của đơn vị, hồ sơ, tài liệu dạng text hình ảnh, âm thanh, video…

Các file này giữ nguyên định dạng cấu trúc của nó, và cho phép thi hành trên các phần mềm hỗ trợ cho định dạng của các file dữ liệu này.

– Lưu trữ thông tin mượn trả tài liệu.

2. Quản lý hồ sơ sự kiện

Các sự kiện có thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Trong các trường hợp như quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng, phầm mềm sẽ hỗ trợ hiệu quả. Người quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ của sự kiện nào đó để theo dõi hoặc tiếp tục cập nhận các nội dung, vấn đề mới của sự kiện.

3. Quản lý các văn bản công văn đến đi

– Quản lý các văn bản công văn đến, đi của đơn vị doanh nghiệp.

4. Phân loại tài liệu

– Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu cho phép người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau giúp quản lý tài liệu linh hoạt. Không chỉ vậy, hồ sơ còn được phần mềm tổ chức sắp xếp quản lý theo từng năm cụ thể. Vì vậy người quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm một bộ hồ sơ sự kiện nào đó theo năm và theo trạng thái của hồ sơ như: hồ sơ sự kiện đang được theo dõi tại thời điểm hiện nay, hoặc hồ sơ sự kiện đã đóng lại trong quá khứ.

5. Sao lưu, phục hồi dữ liệu

– Sao lưu dữ liệu:  Chức năng này cho phép người sử dụng có thể sao lưu dữ liệu. Để đảm bảo tính an toàn dữ liệu, tránh trường hợp mất dữ liệu vì các nguyên nhân khách quan (máy tính bị virus, hỏng thiết bị phần cứng, hệ điều hành bị trục trặc …) và chủ quan (nhập sai dữ liệu, xoá nhầm dữ liệu …) đem lại.

– Phục hồi dữ liệu: Chức năng này cho phép người sử dụng, có thể khôi phục dữ liệu cũ từ file dữ đã sao lưu.

6. Tìm kiếm nhanh.

– Chức năng này cho phép người sử dụng tìm kiếm nhanh công văn, tài liệu, đơn thư, hợp đồng theo từng loại công văn, tài liệu, đơn thư, hợp đồng…

7. Báo cáo

– Chức năng này cho phép thống kê các văn bản đi, văn bản đến, văn bản lưu hành nội bộ, tài liệu lưu trữ, hợp đồng, đơn thư của đơn vị trong một khoảng thời gian, và theo các trạng thái tương ứng với mỗi loại.

8.Phân quyền

– Chức năng này cho phép người quản trị hệ thống được phép tạo lập các thành viên mới, đổi quyền truy cập của các thành viên, phân các quyền truy cập các chức năng của phần mềm (bao gồm các thao tác: thêm mới, sửa chữa, xoá các loại văn bản, tài liệu và các thông tin trong phần chức năng “Danh mục” cho từng người sử dụng.

IV. Báo giá

Qúy khách hàng có nhu cầu được tư vấn và giải đáp, yêu cầu chức năng và báo giá về phần mềm quản lý tài liệu vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây.

Kết luận 

Với nhiều chức năng tiện ích, phần mềm quản lý văn bản, tài liệu từ Four Zero (4.0) được xem là giải pháp hữu hiệu được rất nhiều đơn vị cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng và đem lại nhiều thành công việc quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản. Phần mềm góp phần giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ nhân viên, tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ văn bản do toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan lại và sắp xếp lưu trữ theo cách quản lý rất khoa học trên các máy tính chuyên dụng, an toàn và bảo mật. Liên hệvới Four Zero (4.0) để được tư vấn giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách hoàn toàn miễn phí.

Để lại thông tin, chúng tôi sẽ gọi điện tư vấn ngay cho bạn!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *